Derzeit liest man in diversen Artikeln, dass Manager die Kosten der Cloud doch unterschätzt haben, und sie die IT wieder in das eigene Rechenzentrum verlagern möchten. Wir haben uns in der vergangenen Woche schon einmal mit dem Thema in Bezug auf die Infrastruktur auseinandergesetzt und gehen noch ein wenig mehr darauf ein. Doch noch mehr interessiert uns, wie es tatsächlich mit den Kosten für Cloud Anwendungen aussieht und wie du sie als KMU am besten managen kannst.

Hohe Investitionen in Hardware fallen weg 

Ob im eigenen Unternehmen oder das Hosting eines eigenen Servers im Rechenzentrum, die Kosten liegen bei der Anschaffung wesentlich höher als bei einem Managed Webserver. In der Regel reicht für ein Unternehmen mit 5 Mitarbeitern schon ein kleiner Server mit einem Anschaffungswert von 1.000 € aus, die Haltbarkeit von 3-5 Jahren ist aber nicht besonders lang, und nur so lang gelten auch die meisten Wartungsverträge der Hersteller. Der Austausch der Geräte wird sodann empfohlen.

Gute managed Webserver erhält man schon für 5-10 € pro Monat, für managed vServer (für spezielle Serveranwendungen) liegt man bei 15 -30 €/Monat. Nun mag man rechnen und im Fall der vServer auf drei Jahre gesehen auch auf den Betrag von rund Tausend Euro kommen. Ein eigener Rechner erfordert jedoch viel Know-how und kontinuierliche Arbeit. Du kannst eigene Server schnell aufstellen, die Einrichtung und der Betrieb sind aber mit viel Verantwortung verbunden und deine Ressourcen oder die eines Mitarbeiters oder gar Dienstleisters, den man beauftragen muss, wenn man die Fachkenntnisse nicht selber hat, werden gebunden, was auch einen nicht unerheblichen Kostenfaktor darstellt.

LEISTUNGEN UND KOSTEN BEI CLOUD ANWENDUNGEN

Tägliche Backups entfallen

Idealerweise sollte man im Unternehmen täglich ein Backup erstellen, eine Sicherungskopie, die im Fall eines Systemausfalles oder eines Datenverlustes deine Daten zurückkopiert oder wiederherstellt. Das Backup sollte natürlich nicht auf dem gleichen Server gespeichert werden. Das bedeutet, dass du einen zweiten Server oder externe Speichermedien benötigst. Dies wiederum erfordert jedoch viel Disziplin und schon ein einmaliges Vergessen kann zum Datenverlust führen.

Bei guten Cloud Anbietern steht die Sicherheit der Daten an erster Stelle und sie erstellen automatisch tägliche Backups. So gewährleistet zum Beispiel Collaboration Anbieter MeisterLabs„ tägliche, wöchentliche und zweiwöchentliche Datensicherung an mehreren Standorten, um die User vor einer unvorhersehbaren Katastrophe zu schützen“. MeisterLabs testet Backups mindestens einmal im Quartal, um sicherzugehen, dass sie problemlos wiederhergestellt werden können.

Jederzeit automatische Updates – immer auf dem aktuellen Stand

Software Anwendungen aus der Cloud haben noch einen ganz entscheidenden Vorteil gegenüber On Premise Angeboten (Software, die installiert werden muss). Jede neue Version, jedes kleinste Update des Anbieters wird automatisch aufgespielt und man kann jederzeit mit dem neuesten Stand weiterarbeiten. Die Sonderschichten, die für einen Release Wechsel eingelegt werden müssten, fallen somit weg.


Viele Anbieter bieten sogenannte Freemium Modelle an, das heißt, sie stellen ein Basisangebot einer Lösung kostenlos zur Verfügung. So gibt es zum Beispiel bei der Zeiterfassungslösung TimeTrack ein dauerhaft kostenloses Paket, welches für Freelancer, Freiberufler und Selbständige geeignet ist. Diese Angebote sind zwar vom Umfang begrenzt, bei Bedarf kann man aber Zusatzpakete (bei TimeTrack 2,99€/Monat/User) hinzubuchen. Bei monatlichen Abos kann man jeweils zum Ablauf der gewählten Laufzeit kündigen, indem man in den Einstellungen die automatische Verlängerung mit einem Klick deaktiviert. Als bekannteste und große Anbieter von Freemium Modellen sind XING, Slack, Meistertask und Trello etc. zu nennen, die in vielen Unternehmen im Einsatz sind.

Skalierbarkeit der Lösungen, Du zahlst nur das, was du gerade benötigst

Sicher kennst du das auch. Ihr arbeitet projektbezogen und habt teilweise Bedarf an größeren Speicherkapazitäten, benötigt mehr Mitarbeiter für ein bestimmtes Projekt oder euch fehlen bestimmte Funktionen bei eurer SaaS Lösung (Software as a Service). Auch hier gibt es im Vergleich zu On Premise Angeboten deutlich mehr Möglichkeiten, Kosten einzusparen.

So verspricht zum Beispiel die Zeiterfassungslösung TimeTac: „TimeTac ist skalierbar: Steigen Ihre betrieblichen Anforderungen, wächst Ihre Zeiterfassung problemlos mit. Denn TimeTac lässt sich jederzeit unkompliziert um weitere Funktionen ausbauen. Da alle TimeTac Module pro Mitarbeiter aktiviert werden können, zahlen Sie auch nur, was Sie tatsächlich gerade benötigen. Das Zeiterfassungssystem von TimeTac passt sich somit perfekt an Ihr Unternehmen und Ihre Anforderungen an.“

Genauso sieht es bei ZEP aus, der Zeiterfassungslösung der Provantis GmbH. Man kann bei ZEP jederzeit Benutzer dazu buchen oder zum Monatsende auch wieder reduzieren. Dabei bleiben die Daten der entfernten Benutzer in ZEP kostenfrei erhalten, damit Auswertungen etc. jederzeit nachvollziehbar bleiben. Für ZEP gibt es neben der umfangreichen Lösung auch die kleine Lösung ZEP Clock (nur Anwesenheitserfassung, keine Kunden oder Projekte). Diese ist schon als reine Zeiterfassung für nur 1 €/Monat/User buchbar.

Auch bei macooa, einer Lösung für das Projektmanagement, kannst Du problemlos monatlich up-oder downgraden. Hast Du zum Beispiel die Pro-Version abonniert und nur Auslastung in 10 Projekten, so kannst du auf die günstigere Base Version wechseln. Laut Ralf Behnstedt, Geschäftsführer bei macooa GmbH, „kannst du monatlich zwischen den Versionen wechseln, solange die Parameter einen Wechsel zulassen. Nur wenn du in der Pro-Version schon über 100 Projekte betreust, kannst du nicht auf die Basic Version gehen, da diese Version maximal 35 Projekte zulässt.“ Nach oben aufzustocken geht natürlich auch jederzeit.

Somit lassen sich also auch in diesen Fällen eine Menge Kosten sparen, du musst im Bedarfsfall keine weiteren Software Lizenzen hinzukaufen. Auch für große Unternehmen ist die Skalierbarkeit kein Problem, hier gelten die Vorteile ebenso. Für das Enterprise Segment kann man außerdem mit vielen Anbietern eigene individuelle Vereinbarungen treffen.

Allround Pakete für Agenturen, Systemhäuser und Beratungsunternehmen

Sogenannte Allroundpakete findet man häufig bei ERP Anbietern vor. Auch hier profitiert ihr vom SaaS-Mietmodell, man kann jederzeit Lizenzen hinzu buchen und wieder entfernen. Die Anzahl der Lizenzen pro Anwendung werden eurem individuellen Bedarf angepasst. Ihr bleibt finanziell flexibel.

ERP Anbieter weclapp zum Beispiel bietet neben einer eigenständigen CRM Lösung (9€) auch ein Dienstleistungspaket (24€/User/Monat) an. Dieses beinhaltet neben Angebot- und Auftragserfassung, Projektmanagement, Zeiterfassung, Fakturierung und wiederkehrende Rechnungen sowie Fibu- und Banking Funktionalitäten auch alle Leistungen des CRM Angebotes. Es liegt jedoch in Deinem Ermessen, ob Du eine Komplettlösung oder diverse einzelne Lösungen buchst. Im Falle der einzeln gebuchten Lösungen hast du den Vorteil, dass du dich nicht von einem Anbieter abhängig macht.

Viele Lösungen im Einsatz, wie kann ich sie verwalten?

Nun stellt sich die Frage, wie Du die Lösungen, die du im Unternehmen einsetzt, auch managen kannst. Skalierbarkeit ist gut, mal eben eine Lösung hinzubuchen, kein Problem. Doch wird der Mitarbeiter das Tool, welches er nicht weiter nutzt, wahrscheinlich nicht kündigen oder sich als User abmelden. Damit du den vollen Überblick bewahrst, kommen hier die digitalen „Workplaces“ zum Einsatz. Die gibt es, wie bei Anbieter „Basaas“ aus Berlin ebenfalls im Freemium Modell, und das für alle Nutzer in deinem Unternehmen. Basaas verspricht: „Manage alle Apps und Daten ganz einfach nach Gruppen und weise diese den jeweiligen Kollegen zu. Alle Kollegen haben direkt das passende Set an Apps und finden alle Informationen an einem zentralen Ort“.

Als Administrator hast du also den vollen Überblick, wer welche Apps nutzen darf oder kann, und du kannst auch schnell bestimmten Usern weitere Apps zuweisen oder die Berechtigung wieder entziehen. So vermeidest du, dass ungenutzte Apps bezahlt werden müssen und du kannst schnell auf den Bedarf in eurem Team reagieren. Ein positiver Nebeneffekt ist auch, dass in deinem Unternehmen Schatten IT deutlich reduziert wird. D.h., es besteht eine volle Transparenz, welche Apps im Unternehmen genutzt werden, so dass man entsprechend handeln kann

Fazit:

Für kleine und mittlere Unternehmen lohnt es sich auf jeden Fall, die IT in die Cloud zu verlagern. Natürlich summieren sich die Kosten, wenn man 10 oder 20 Lösungen im Einsatz hat und diese User-bezogen abgerechnet werden müssen. Aber anders als bei klassischer Software, installierst du diese nicht in deinem eigenen Rechenzentrum/auf deinem eigenen Server, sondern rufst sie ganz einfach über den Browser ab.

Neben den Anschaffungskosten entfallen Zusatzkosten wie Installation, Wartung und regelmäßige Updates. Auch musst du keine externen Dienstleister beauftragen, wenn du technisch nicht so versiert bist. SaaS Lösungen sind meist selbsterklärend und man benötigt keine herausragenden Vorkenntnisse, um mit ihnen zu arbeiten. Aufwändiges Consulting und /oder individuelle Dienstleistungen werden schnell teuer. Insgesamt eine gute Entscheidung um dich auf deine eigentlichen Kernkompetenzen, dein Geschäft zu konzentrieren.