„Wie kann ich die administrativen Prozesse in Unternehmen, die keinen Mehrwert bieten – die aber explodieren, wenn ich mich nicht drum kümmere –besser lösen?“

Diese Frage stellen viele Unternehmen, sagt Alexander, Gründer und CEO von CAYA. Dabei stehen kleine und mittlere Unternehmen besonders vor der Herausforderung, die Digitalisierung – von der Automatisierung administrativer Prozesse, bis hin zum komplett papierlosen Büro – voranzutreiben.

Lediglich 10% der Dokumente gehen in Unternehmen bis heute digital ein. Insbesondere in Zeiten von Remote Work ist dies eine große Herausforderung.  Genau hier setzt Caya an und kann gleich mit zwei Lösungen unterstützen. Im Interview mit Frank berichtet Alexander über die Motivation, Caya zu gründen, über seine Marketingstrategien und Finanzierungsrunden. Einen Tipp für junge Gründer hat er ebenfalls in petto.

Caya Service und Caya Document Cloud

Mit CAYA Service kann die gesamte Eingangspost von Unternehmen digital empfangen werden. Zusammen mit der Deutschen Post und der PIN wird die Eingangspost zu einem der vier Scancenter in Deutschland weitergeleitet. Hier wird die Post in einem hochautomatisierten Prozess tagesaktuell digitalisiert und anschließend in der CAYA Plattform bereit gestellt. Die Scanzentren sind ISO zertifiziert und die Sicherheitsanforderungen sind DSGVO-konform. Vom Eingang der Post bis zur Bereitstellung der Dokumente vergehen nur wenige Stunden. Der Kunde erhält täglich Benachrichtigungen per Email oder Push-Nachrichten, wenn man die App einsetzt.

In der CAYA Document Cloud wird die digitalisierte Post sowie alle weiteren wichtigen Unterlagen revisionssicher abgelegt und kann dort bearbeitet werden. Die CAYA Document Cloud kann in Zukunft auch als alleinstehendes Produkt als Dokumentenmanagementlösung gebucht werden können. Mit beiden Lösungen trägt CAYA einen großen Teil dazu bei, dass KMU den Schritt zum papierlosen Büro einfacher meistern können.

Vom Frust zur Idee

Die Idee zu Caya kam ausgerechnet nach einem erholsamen Urlaub. Alexanders Briefkasten war überfüllt, ein Stapel unbearbeitete Post lag auf dem Küchentisch, Frust folgte auf die Urlaubsentspannung. Auch die Suche nach einer Lösung für sich stellte sich als schwierig heraus.

Alex erkannte, dass zwar für Unternehmen im Enterprise Segment und für  Behörden Lösungen vorhanden sind, jedoch nicht für kleine und mittlere Unternehmen. Die Idee für CAYA war schnell geboren, und im Jahr 2017 wurde das Unternehmen gegründet.

Erfolgreiche Finanzierungen

Schon nach kurzer Zeit kamen neben Alex auch Louis Pfitzner als COO und Philipp Rechberg als CPO ins Gesellschafterteam. Nach kleineren Business Angel Runden, mit denen der Start von CAYA finanziert wurde, konnte CAYA 2020 eine Seed-Finanzierungsrunde erfolgreich durchführen. Mit Müller Medien, IBB, DC&F und weiteren Investoren hat CAYA bereits insgesamt über 5 Mio Euro eingesammelt. Eine Series A Finanzierung ist außerdem für dieses Jahr geplant.

Das CAYA Marketing, ein Erfolgsrezept zur Gewinnung von 20.000 Kunden

Mit Sitz in Berlin betreut CAYA seit 2017 hauptsächlich kleine Unternehmen in der Größenordnung 1-25 Mitarbeiter. Dabei gibt es jedoch keinen speziellen Fokus auf bestimmte Branchen. 50 % der Kunden werden aus Viralität und durch Empfehlungen gewonnen, ein dankbares Geschäft, denn damit fallen keine Marketingkosten an. Zusätzlich werden kleinere Kunden über Google Ads oder Anzeigen auf Facebook und auf LinkedIn auf CAYA aufmerksam.

Bei Großkunden (über 10.000 Mitarbeiter) setzt CAYA auf den persönlichen Kontakt und individuelle Gespräche durch Vertriebsmitarbeiter. So wird ein persönlicher Sales Prozess angestoßen. Neue Wege, wie zum Beispiel Podcast-Werbung oder Direktmailing im B2B-Umfeld, werden ebenfalls beschritten. Dabei sollen die passenden potentiellen Kunden noch gezielter erreicht werden.

CAYA selbst besteht aktuell aus ca. 30 Mitarbeitern und konnte in den 4 Jahren am Markt bereits über 20.000 Kunden gewinnen.

CAYA in 5 Jahren – Das Ziel der Gesellschafter

„Ich will auf jeden Fall nicht mehr über 20.000, 40.000 oder 50.000 Kunden, sondern über hunderttausende oder Millionen von Kunden sprechen“ sagt Alexander, wenn er über die Zukunft nachdenkt. Gemeinsam mit Louis und Phillipp ist Alexander angetreten, um dieses ambitionierte Ziel zu erreichen.

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Veerle Türling

Veerle Türling

Head of Ecosystem

Mit Herzblut setzt sich Veerle für die SaaS Provider ein. Ständig auf der Suche nach den coolsten Anbietern, hat sie einen guten Überblick über den Markt. Gemeinsam mit ihren Kollegen baut sie das größte SaaS Netzwerk auf.

Alle Bildquellen: CAYA

Beitragsbild: Cloud Ecosystem

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